過去お取引いただいた案件の整理を行いました

苦手なデスクワーク

本日は、たまりにたまったお取引が完了した案件の整理をいたしました。具体的には「取引台帳」というお取引の事実をまとめた書類の作成であります。宅建業法で定められていて、たしか5年ほどは保存しなければならない規則だったと思います。そろそろ整理しなければと思いながらも放置された書類をさかのぼってみると、昨年の12月から手をつけれていない状態でした。もう半年も経過したのかと自分でも驚いてしまったのですが、それと同時に今年も半分過ぎたのかと思うと、少し焦りを感じてしまいました。

明日やろうは馬鹿野郎ということは分かっているのですが、売上に直結しない作業、お客さまに喜んでもらえることでもないので、またでいいやという気持ちを持ち続けた結果、10件以上の書類がたまってしまうということになっておりました。ひとり会社で自分をマネジメントするのは、なかなか大変です。

せっせと作業

案件の古いものから契約書・重要事項説明書・媒介契約書を引っぱりだして、入力作業です。ハトマークの宅建協会に加盟させていただいているのですが、ハトサポというクラウド管理システムで取引台帳を作成できるようになっているので、エクセルで作っていた時と比べると断然ラクになりました。売主さま・買主さまの情報はワンクリックで反映され、物件情報についてもワンクリックである程度反映されます。

少々時間がかかるのが、仲介手数料の項目と、売買価格、土地・建物の内訳、手付金の受領日、決済日などの計算が必要なものがありますので、こちらは電卓を叩きながら入力を進めていきました。10件あっても1時間ほどでは終わる作業ではあるのですが、月ごとくらいはやっていこうと思いました。